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Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: 2. Juni 2026 · DSGVO-konform

1. Verantwortlicher

Andrew Beck (Einzelunternehmen, Geschäftsbezeichnung „Hostio“ – KI-Telefonempfang)
Kirchstraße 5, 65307 Bad Schwalbach
E-Mail: info@hostio.online
Website: hostio.online

2. Welche Daten wir erheben

Wir erheben und verarbeiten folgende personenbezogene Daten:

  • Kontodaten: Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer (bei Registrierung)
  • Restaurantdaten: Name, Adresse, Öffnungszeiten, Beschreibung (für KI-Training)
  • Zahlungsdaten: Werden ausschließlich über Stripe verarbeitet (wir speichern keine Kartendaten)
  • Anrufdaten: Gesprächstranskripte und -statistiken (anonymisiert nach 90 Tagen)
  • Gastdaten: Name, Telefon, E-Mail von Reservierungen (nur für restaurantinterne Nutzung)
  • Nutzungsdaten: Login-Zeiten, Feature-Nutzung (anonymisiert, für Produktverbesserung)

3. Zweck der Datenverarbeitung

  • Bereitstellung des KI-Telefonempfang-Dienstes (Sophia)
  • Reservierungsverwaltung und Gäste-CRM
  • Abrechnung und Zahlungsabwicklung
  • Kundensupport und Kommunikation
  • Verbesserung des KI-Modells (nur aggregierte, anonymisierte Daten)

4. Rechtsgrundlagen (DSGVO)

  • Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertragserfüllung (Nutzung des Dienstes)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Rechtliche Verpflichtung (Buchhaltung, Steuer)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – Berechtigte Interessen (Produktverbesserung, Sicherheit)
  • Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (Newsletter, optional)

5. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

AnbieterZweckStandort
Supabase Inc.Datenbank & AuthentifizierungEU (Frankfurt)
Stripe Inc.ZahlungsabwicklungEU-Standardvertragsklauseln
Twilio Inc.Telefonie & SMS (Anrufvermittlung)USA (SCCs)
ElevenLabs Inc.KI-Sprachsynthese & Anruf-TranskriptionUSA (SCCs)
Anthropic PBCKI-Sprach-/TextverarbeitungUSA (SCCs)
Resend (Plus Five Five Inc.)E-Mail-Versand (Bestätigungen)USA (SCCs)
n8n GmbHWorkflow-AutomatisierungEU
Vercel Inc.Hosting & CDNUSA (SCCs)
Calendly LLCTerminbuchung (Demo-Gespräche)USA (SCCs)
Plausible AnalyticsReichweitenmessung (cookielos, anonymisiert)EU

SCCs = EU-Standardvertragsklauseln nach Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO

Hinweis zur KI-Anrufverarbeitung: Eingehende Anrufe werden von der KI-Telefonistin „Sophia" entgegengenommen, in Echtzeit verarbeitet und zur Reservierungs-/Anfrageabwicklung transkribiert (Verarbeitung: Stimme während des Gesprächs, Transkript, Telefonnummer, Anliegen). Transkripte werden nach 90 Tagen anonymisiert.

Pflicht des Restaurantbetreibers: Als datenschutzrechtlich Verantwortlicher für die Gespräche mit Ihren Gästen sind Sie verpflichtet, Anrufer vor bzw. zu Beginn des Gesprächs über die KI-Verarbeitung und Transkription zu informieren (z. B. durch eine Begrüßungsansage). Hostio unterstützt Sie dabei mit einer entsprechenden Ansage-Vorlage.

6. Ihre Rechte (DSGVO Art. 15–22)

  • Auskunftsrecht (Art. 15) – Sie können eine Kopie Ihrer Daten anfordern
  • Berichtigungsrecht (Art. 16) – Unrichtige Daten korrigieren lassen
  • Löschungsrecht (Art. 17) – „Recht auf Vergessenwerden"
  • Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
  • Datenübertragbarkeit (Art. 20) – Daten in maschinenlesbarem Format
  • Widerspruchsrecht (Art. 21)

Zur Ausübung Ihrer Rechte wenden Sie sich an: info@hostio.online

7. Datenspeicherung und Löschung

  • Kontodaten: Bis zur Kündigung des Kontos, dann 30 Tage Aufbewahrungsfrist
  • Anruftransskripte: 90 Tage, danach automatische Anonymisierung
  • Rechnungsdaten: 10 Jahre (gesetzliche Aufbewahrungspflicht)
  • Gastdaten: Bis zur Löschung durch den Restaurant-Betreiber

8. Cookies und Tracking

Hostio verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies für die Authentifizierung und Session-Verwaltung. Es werden keine Tracking- oder Werbe-Cookies eingesetzt. Google Analytics oder vergleichbare Dienste werden nicht verwendet.

9. Datensicherheit

Alle Daten werden verschlüsselt übertragen (TLS 1.3) und gespeichert. Zugriff auf Produktionsdaten ist auf autorisiertes Personal beschränkt. Regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen werden durchgeführt.

10. Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei der zuständigen Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Die zuständige Behörde richtet sich nach Ihrem Wohnsitz in Deutschland.

Datenschutzbeauftragter (Kontakt): info@hostio.online

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